תכנון נכון של אירועים

אז מה סוד ההצלחה בתכנון אירועים?

ישנם כמה:

♦ הציבו מטרות

רק אם תקבעו מראש איך אתם רוצים שהאירוע ייראה, מה האורחים ירגישו, מה המטרות שאתם רוצים להשיג – תוכלו להפיק אירוע מעולה שאתם והאורחים שלכם תהיות מרוצים ממנו.

♦ אוכל

ודאו שהקייטרינג יהיה איכותי, מעניין וכיפי לאכילה. ככל שתמנעו מהבחירות הרגילות של אוכל, ככה סיכויי ההצלחה גבוהים יותר. כמו כן, כדאי להימנע ממנות בשריות או חלביות כבדות שיורידו את האנרגיות ולנסות תפריטים צמחוניים או טבעוניים קלילים ומרעננים.

♦ עיצוב

קבלו מראש החלטה על קו עיצובי וסגנוני. על הקו הזה לשלוט ביד רמה בכל האספקטים של האירוע והמרחב ולבוא לידי ביטוי בריהוט.

♦ השכרת ציוד לאירועים

אם הריהוט במקום האירוע אינו תואם את ההעדפות והבחירות שלכם, או אם איננו באיכות גבוהה – אל תתפשרו! חברות השכרת ציוד לאירועים יספקו לכם מגוון בלתי נגמר של כסאות, שולחנות, ברים ומה לא.

♦ ארגון

מומלץ להכין רשימה מאורגנת ומסודרת של האורחים הצפויים להגיע, ולהזמין לפי זה מספר שולחנות וכסאות מחברת השכרת הציוד.

♦ מזג האוויר

תכננו את האירוע, את הריהוט והציוד שבו, בהתאם למזג האוויר הצפוי ביום האירוע. הדבר האחרון שאתם רוצים הוא שיירד גשם ולאורחים לא יהיה אוהל להצטופף תחתיו, או שיהיה שרבי ולא דאגתם למאווררים או מזגנים.

♦ להתכונן מראש

לא מומלץ להשאיר את סגירת כל הפרטים לרגע האחרון, ועדיף לסגור עם כל הספקים והאורחים והגורמים המעורבים האחרים את כל הפרטים מבעוד מועד.

♦ היו מקוריים

חשבו על שטיק או טוויסט נחמד שיקפיץ את האירוע. אפשר לחלק חולצות, מחזיקי מפתחות, לשכור את שירותיה של להקה או אולי לחלק כמה מצלמות דיגיטליות לאורחים ואז בהמשך האירוע לאסוף אותן ולהעלות את התמונות לרשת ולשלוח לכולם קישורים. בצורה זו הקהל ירגיש מעורב ומעוניין באירוע עצמו, וניתן יהיה לחוות את האירוע שנית משורה ארוכה של נקודות מבט. בסופו של דבר, אם מפנימים ומיישמים את הנקודות האלה בצורה יעילה ומסודרת, שומרים על קור רוח ומקבלים את ההחלטות הנכונות – אין סיבה שהאירוע שאתם מפיקים לא ינחל הצלחה וישיג את המטרות שהצבתם עבורו.